Les entreprises sont confrontées à un problème de taille : elles savent qu’elles possèdent un nombre important de données, mais le fait qu’elles ne soient pas structurées les rend, pour la plupart, inexploitables alors qu’il s’agit d’une véritable mine d’or. Pourquoi ne pas penser à les cartographier ?
Pourquoi cartographier ses données d’entreprise ?
La cartographie des données est une francisation de l’expression Data Mapping qui suppose de pouvoir répertorier chaque donnée et d’en trouver les points d’entrée. Quand cela est fait, il est possible de la traiter afin de pouvoir l’exploiter au mieux.
Tous les systèmes d’information pouvant recevoir le résultat, il peut être utilisé par tous les collaborateurs en fonction de leur tâche, afin d’en tirer parti au mieux.
Après avoir fait une cartographie de ses données, toutes celles que l’on obtient ultérieurement, se classent de manière quasi automatique des champs sources vers des champs cibles.
Si cela peut sembler déjà intéressant, il est possible d’aller beaucoup plus loin, notamment pour faciliter la compréhension et l’utilisation de l’ensemble des données. Le Data Mapping (un autre de ses noms) permet de mettre en place un moteur de recherche pour trouver les éléments les plus pertinents pour une requête précise, de posséder un glossaire en fonction des métiers ou des services etc…
La connaissance commune des données de l’entreprise permet aux collaborateurs d’agir plus rapidement, en ayant les bonnes informations ; ce qui suppose une incidence positive en termes de productivité notamment.
La cartographie des données va également impacter sur le RGPD obligatoirement mis en place par la structure pour être en conformité avec la CNIL.
Comment faire pour bien cartographier ses données professionnelles ?
Un chef d’entreprise peut avoir conscience qu’il possède des informations qu’il n’est pas en capacité d’exploiter comme il le souhaiterait. Il peut trouver cela rageant et ce, à juste titre, car l’utilisation d’internet, le fait d’obtenir des informations sur ses prospects ne sont qu’une infime partie des données collectées.
Il y a aussi des données internes qui peuvent aider à développer la structure, à réduire certains coûts de fonctionnement etc…
Il s’agit donc d’une vision globale plus compréhensible et claire pour tous qui n’est pourtant pas si évidente à mettre en place.
Entre les données qui doivent être définies, le mappage, il faut ensuite attribuer un code pour chacun des champs, sans compter les tests qui doivent être effectués pour être certain que le transfert s’est fait dans les meilleures conditions. Cela demande une connaissance pointue dans ce domaine, pour ensuite intégrer les données ainsi récoltées, triées et analysées.
Il a été prouvé que le mappage manuel est une tâche trop chronophage qui suppose en outre de devoir embaucher une personne à plein temps pour coder ; ce qui ne rend pas la manœuvre exempte d’erreurs.
Heureusement, il existe des structures qui peuvent mettre cette stratégie en place. Elle peut être semi-automatisée ; les professionnels conseilleront certainement toujours aux entreprises d’opter pour un mappage de leurs données entièrement automatisé.
Quand cela sera fait, les collaborateurs seront proactifs car les éléments ensuite, pourront être facilement glissés/déposés pour que les nouvelles informations soient traitées.
Une cartographie des données suppose ensuite un entretien et une actualisation de manière plus ou moins régulière ; service qui est également proposé par ces mêmes entreprises ; pour une prestation complète.
Mieux gouverner l’information est une gageure qu’il est possible de relever avec la cartographie des données.
Les enjeux sont importants puisqu’il s’agit d’un développement possible, de la croissance du CA et de la rationalisation des coûts de production ou de fonctionnement entre autres possibilités. Il convient de se faire aider si on souhaite par exemple, avoir un atout supplémentaire vis-à-vis de la concurrence.
