Que faire de ses données ? Si le RGPD doit pousser un professionnel à demander l’autorisation pour leur exploitation auprès de nombreuses personnes ; que faire, une fois qu’on les a en sa possession ? C’est sans doute là qu’intervient le Data Custodian. Focus sur un professionnel dont il faut comprendre l’importance.
A quoi sert un Data custodian ?
Pourquoi utiliser ses données ? Ces dernières peuvent être internes et concerner le fonctionnement de l’entreprise. Les analyser permet de trouver des moyens de faire plus efficaces ou moins coûteuses ; voire généralement les deux.
Les données externes provenant des fournisseurs mais surtout des clients sont une manne d’informations qui peuvent permettre de redéfinir une stratégie marketing, de mettre en place de nouvelles prestations, ou encore, de proposer des produits nouveaux.
Si la question du pourquoi est donc résolue, reste que l’on ne peut exploiter aucune donnée si ces dernières ne font pas l’objet d’un tri, d’un classement et d’un stockage de qualité.
C’est le rôle du Data Custodian qui est responsable de toutes ces étapes qui sont connexes entre elles et interdépendantes.
Il est le garant, comme le data owner, de la fiabilité des informations que contiennent les données parce qu’il procède à un tri régulier afin de ne pas avoir de doublons ou encore d’éléments obsolètes ou faux.
Cela est important car les salariés ; dont les nouvelles recrues ; pourraient utiliser des données pour concevoir par exemple des outils pour communiquer qui contiendraient des erreurs et les transmettre à des clients, ce qui aurait une incidence sur l’image de professionnalisme que dégage la structure.
Comment se faire aider pour sa data d’entreprise ?
Embaucher un Data Custodian ; tout comme un Data Steward (qui s’occupe de la gestion des données en organisant leur gouvernance) ; n’est pas toujours possible, du fait d’une petite taille de structure.
Pour autant, ce n’est pas parce que le chef d’entreprise ne peut pas procéder à un recrutement qu’il doit tirer un trait sur les données qu’il récolte et qui sont essentielles à son développement d’entreprise.
Heureusement, comme beaucoup de prestations, le fait de trouver un mode de gestion de ses données en garantissant leur protection notamment contre le piratage informatique est tout à fait possible avec des entreprises qui se spécialisent dans le domaine de la Data.
Une relation de confiance doit s’instaurer, pour que ces professionnels réalisent un audit, dans le but premier de déterminer les besoins après avoir fait un état des lieux de comment l’entreprise utilise mais aussi récolte ses données.
Le fait d’avoir mis en place le RGPD, par exemple peut être un premier indicateur, même si on peut toujours améliorer les termes, notamment en ce qui concerne la compréhension des enjeux par les clients.
Ne pas utiliser de mots de passe complexes au sein de l’entreprise dans le cadre des échanges informatiques, ou encore le fait de les stocker sur un espace qui ne fait pas l’objet d’un bon niveau de sécurité sont autant de points qui seront scrutés pour déterminer la somme des actions à mettre en place.
Le choix du bon espace de stockage peut dépendre de la nature des données, de leur flux, du secteur d’activité, du nombre de salariés etc…
Le but est qu’après intervention, même si la structure reste disponible ; il soit possible d’agir en toute autonomie et que les données récoltées puissent se classer de manière automatique, pour enrichir une base qui pourra alors être exploitées à différentes fins (marketing, comptable…).
Une autre des missions du Data Custodian est de rendre les données accessibles aux personnes qui sont censées les utiliser, de manière fluide.
